Sem Kraaijeveld | Easy Migrate Wizard voor RICOH

Klant.

Tijdens mijn dienstverband bij Avantage kreeg ik de opdracht om voor moederbedrijf Ricoh een nieuwe printerconfiguratietool te ontwikkelen. Ricoh is een wereldwijd technologiebedrijf met Japanse roots dat sinds 1936 bedrijven ondersteunt met printers, documentbeheer en IT-oplossingen. Actief in meer dan 200 landen, richt Ricoh zich op innovatie om werkprocessen efficiënter te maken.

Probleem.

Wanneer zakelijke klanten een nieuwe printer bij Ricoh aanschaften, was een on-site engineer nodig om de configuratie van de oude printer over te zetten. Dit omvatte instellingen zoals internet, e-mail en servers. Om dit proces efficiënter te maken, kreeg ons dochterbedrijf de opdracht een maatwerk wizard te ontwikkelen waarmee klanten dit zelf konden doen, zonder tussenkomst van een Ricoh-engineer. Deze opdracht kwam bij mij terecht, waarbij ik vanaf de basis een tool mocht ontwerpen die zowel qua gebruikservaring als interface intuïtief en toegankelijk is voor gebruikers zonder technische kennis.

Oplossing.

Na enkele brainstormsessies en het verzamelen van de technische requirements begon ik met het uitwerken van de userflow en een low-fidelity prototype. Samen met het team kozen we voor een ‘wizard’-aanpak, waarbij de gebruiker stap voor stap door het proces wordt geleid. Elke stap werd opgedeeld in eenvoudige, behapbare acties om het zo toegankelijk mogelijk te maken. Voor de basisstructuur liet ik me inspireren door bestaande Ricoh-tools om een consistente gebruikerservaring te waarborgen. Het low-fidelity prototype bleek cruciaal: doordat het proces visueel werd gemaakt, werd de meerwaarde van de wizard direct duidelijk en kreeg het project groen licht. Na goedkeuring van de flow kon ik het design verder uitwerken tot de definitieve versie.

No items found.

Resultaat.

Bij de high-fidelity uitwerking heb ik de RICOH brand guidelines gevolgd om de tool naadloos aan te laten sluiten bij bestaande tools. Na (user)tests door RICOH’s productteam werd de behoefte duidelijk aan een simple mode voor IT- en officemanagers en een advanced mode voor RICOH-engineers met uitgebreidere instellingen. Om de workflow visueel te verduidelijken, heb ik blauwe accenten gebruikt voor de backup-fase en rode accenten voor het importeren. Dit zorgt voor een logische en intuïtieve gebruikerservaring. Na afronding van het design en de eindpresentatie van het prototype gaf RICOH groen licht, waarna ik de hand-off kon doen aan ons development team. De tool werd succesvol ontwikkeld en zeer positief ontvangen binnen het bedrijf. Inmiddels zijn er plannen om de tool wereldwijd uit te rollen, inclusief ondersteuning voor meerdere talen en uitgebreide documentatie.